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「見える化」のはじめの一歩 データをとる

中尾
中尾
こんにちは!システム担当の中尾です。前回のブログで、「見える化」の重要性についてお伝えしました。今回は、そのはじめの一歩となる、「データをとる」ことについてお話します。

1.記録する項目を考える

データというのは、たいてい複数の項目をセットにして、記録されます。
例えば、毎日朝7時の自分の体温を測定し続けるとします、これをノートに記録するとなると、どのように書くでしょうか?

4/17 36.4
4/18 36.5
4/19 36.3

このように、日付と体温(℃)をセットで記録すると思います。日付に関しては、年をまたぐなら、2019年4月17日みたいな書き方になるかも知れませんね。

では、この体温測定を、毎日7時、12時、19時の3回測定するとしたら、記録の仕方はどうなるでしょうか?

4/17 7時 36.4
12時 36.3
19時 36.4
4/18 7時 36.5
12時 36.4
19時 36.6
4/19 7時 36.3
12時 36.7
19時 36.6

こんな感じでしょうか?項目が日付と体温に加えて、時刻も加わりましたね。12時と19時の行は見た目でわかるので省略されていますが、空白を入れることで、暗に上と同じ日付ということを表しています。

このように、データを記録する場合、複数の項目をセットで記録します。この項目を、きっちり決めておくことが大事です。

上の例では、日付、時刻、体温のデータを取り続けていくと、後々データを集計した時に、色んなことが分かってきます。例えば、朝・昼・夜では、平均の温度は変わるのか?などが分かるようになるでしょう。

ところが、途中から、「気温も体温に影響を与えてるんじゃね?」と疑問がわいたため、気温も項目に追加することになりました。

4/17 7時 36.4
12時 36.3
19時 36.4
4/18 7時 36.5 13.5
12時 36.4 21.1
19時 36.6 14.7
4/19 7時 36.3 12.7
12時 36.7 20.7
19時 36.6 15.0

途中から気温も項目に加えて記録しました。このデータを蓄積すると、気温と体温の関係も分かるようになるかも知れませんが、残念ながら、4/17以前は気温のデータが取れていないので、分析の対象に加えることができません。

このように、あらかじめどのような項目を記録するかを決めておくことは結構重要です(上の例のように、途中で追加したくなることは実際よくありますけどね!)
意外と、誰が記録したかが後々知りたくなることもよくあるので、後々どんな風にデータを使えるか、使いたいかをあらかじめ考えておくことをおすすめします。
私は仕事でいつもそんなことを考えているので、お気軽に相談してくださいね!

2.何に記録するか

記録する場所の環境や、習慣によるところが大きいかと思いますが、まず何に記録するかは、大きく分けて紙に手書きか、何らかのデジタルツールに入力かのどちらかではないでしょうか?

「すばやく記録する」ことで言えば、紙に手書き派も、多いかも知れません。記録することに時間が掛かって、肝心の作業が疎かになっては本末転倒なので、それでもいいと思います。ですが、紙に手書きする場合でも、次の2点を意識してもらえたらなと思います。

①項目漏れがないフォーマットにしておく

先ほど説明したように、記録した項目に漏れがあると、集計や分析に使えなかったりして、データとしての価値が下がってしまう場合があります。
それを防ぐために、あらかじめ何を記録するかのフォーマットを決めておいて、ExcelやWordで簡単な表を作って印刷しておくなどして、「うっかり抜けた」や「担当者によって違う」の事態を発生しない仕組みをとることが大事です。

②最終的には、デジタルデータとして記録する

そして、とっかかりは手書きだったとしても、最終的にはデジタルデータとして保存することを強くおススメします。
専用のソフトがない場合は、Excelに保存することをおすすめします。Excelは、データの集計をするための機能が豊富にあるので、ご自身で分析することもできますし、プロに頼めばさらに高度なことができるようになります。
いくらプロでも、データがない状態ではお手上げですので、紙に手書きしたものだけを残している場合、「データを入力する場所を作りましたので、まずはここに紙を見ながらデータを入れてくださいね!」と言われることでしょう。

このことを踏まえて、まずは手書きをするのか、それとも最初からExcelなどに入力するのか、トータルで便利な方法を選んでください。
Excelには、入力フォームを表示するような機能もあります。これを実現するには少し高度なExcelの知識が必要になりますが、少しコストをかけることで、「直接Excelに入力する」ことが格段にラクになる可能性もあります!

例えば、ボタンを押すことで自動的にExcelにデータを記録していく仕組みを作る

まとめ

いかがだったでしょうか?

まずはデジタルデータに記録を残していく方法を、考えてみてはいかがでしょうか?分からないことがありましたら、お気軽にご相談くださいね!