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最近の相談事例「ネットショップの在庫管理をラクにしたい!」

中尾
中尾
こんにちは!システム担当の中尾です。
しばらく投稿をサボっておりました。11月からまた定期的に情報をアップしていきたいと思います。

最近の相談事例をご紹介します

つい最近、チラシを通じてお問合せいただいたご相談事例をご紹介したいと思います。

相談者様(ここではAさんとします)の会社は、あるジャンルの商材でネットショップを運営されています。顧客との接点を幅広くもつために、楽天、Yahoo、Amazonなど複数のネットショップ、モールで展開されているのですが、これら複数のネットショップの管理を一元化できるサービスに「ネクストエンジン」というものがあり、それを使っておられます。
ネクストエンジンホームーページはこちら

「ネクストエンジンはEC店舗を一元管理し、様々な業務を効率化します。」と書かれている通り、受注管理、在庫管理、商品登録管理など様々な機能を持っており、各ネットショップを一括管理してくれます。

中尾
中尾
とても便利ですよね!もうこれだけで完璧じゃないですか?

便利なシステムが、そのままスムーズな業務・作業につながるとは限らない

これだけ便利なシステムを使っているのに今回のご相談。何が問題なのでしょうか?

Aさんによると、
「商品を各メーカー(7社くらい)から仕入れているのですが、送られてくる在庫情報のフォーマットや媒体がバラバラで、それを集約してネクストエンジンに登録するまでの作業に時間が掛かっているのを何とかしたい」
とのことです。

詳しく聞いてみると、在庫情報の取得の仕方はこんな感じでした。
・Excelで送られてくる(3社)・・・3社ともフォーマットが違う
・PDFで送られてくる(1社)・・・PDF記載の情報を抜き出す必要がある
・先方のホームページから、各商品の在庫状況を1点ずつ調べる必要がある(1社)

確かに、これを聞いただけでも、それぞれ違う作業をする必要がありそうですね。特に最後の1社、ホームページから1点ずつ自分で調べる。。。これを手作業でするのは気が遠くなりますね。

さらには、少し専門的になりますが、送られてくる在庫データにはJANコード(バーコードで読み取る用のデータ)はあるが、ネクストエンジンに登録するためには、ネクストエンジンに商品登録した際の専用のコードが分からないのでいったんネクストエンジンから最新の商品一覧を読み込んできて、送られてきた在庫データと照合して。。。(以下省略)

中尾
中尾
なるほど、便利なシステムにデータを登録するまでに、結構手間が掛かっているんですね。。

今回提案した内容

実はこの手間が掛かる処理を、Aさんの会社でExcelやAccessに詳しい方が、マクロを組んでかなり自動化の試みをされています。
(これだけでも、大幅に業務効率は改善していると思います!すごい!)
今回、その詳しい方が退職されるとのことで今後バージョンアップが出来なくなることと、現状でも使いづらい点があること、さらには、もっと手数を掛けずに作業が出来ないかと考えられて、まちのシステム屋さんに問合せされたということでした。

今回私が提案した内容は、ざっくりとこんな感じです。
・Accessは退職される方以外まったく分からなくて操作自体にも不安があるとのことでしたので、使用するのばExcelのみにして、Accessは使わない仕組みにする
・ネクストエンジンにはアプリを作るという機能があって、APIを使って他のシステムと連携できるので、独自で作業しやすい環境をWeb上に作成して、各メーカーから届いた在庫データをそのままアップすると、自動的にデータを整理してネクストエンジンに取り込まれるような作りを目指す(出来るだけ、Excelのマクロも使わない)

まとめ

今回はネットショップの例でしたが、同じように「使っているシステムは便利なんだけど、そこに登録するまでが大変なんだよな~」という場面はありそうな気がしました。
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