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あなたの日常業務で帳票が自動で印刷されたら、どれだけ労力や時間が軽減されますか?

こんにちは。システム担当の中尾です。

私が今まで依頼を受けて携わらせていただいた仕事の中で、
何がみなさんにとって一番身近で、効果が見えやすいかなと考えてみました。

「データを入れると自動的にフォーマットに従って印刷される」
機能は、需要が多く、現場での効果も大きいかなと思いましたので、
今回はこれについて実例をご紹介したいと思います。

<<イメージ>>

注文データをExcelで入力して、「印刷」ボタンを押すと。。。

こんな感じにあらかじめ決めたフォーマット通りに、次々に自動印刷される

依頼されたシステムの中に、これと同様の機能を組み込むケースがよくあります。
ということは、やはり通常業務の中で、大量のデータから帳票を印刷したりPDFなどのファイルを作成して、注文書や指示書として次の工程へ渡されるような流れが多いということでしょう。

Excelデータからこのような作業を行いたい場合、どうしますか?(現状、どうされていますか?)
①エクセルデータは、縦横の表形式になっている
②帳票は、1件ずつレイアウトにおさめる
③印刷する

これを、1枚1枚こなしていくのは、なかなか大変ですよね。
Excelで②のレイアウトを作って、そこにデータを直接入力していくという方法もありますが、それだと件数分のシートが必要になるでしょうし、一覧で見れないので不便です。

(こんなシートを作って1枚1枚印刷するのでは、手間と時間が掛かりすぎますね。。。)

これを、Excelをプログラムで操作することによって、先ほどのように自動印刷を実現することができます。
これはデータの件数が多ければ多いほど威力を発揮します。3時間かかる作業が5分で(しかもボタンクリック1回で)完了するようなケースもあります。

この機能を応用した事例を紹介します。

<<事例1>>代理店から注文データが届くメーカーの事例

外部からメールで送られてくる注文データ(CSVファイル)をソフトにドラッグすると、CSVファイルを取り込んで注文書のレイアウトで自動的に印刷。その後、注文データを編集したり、作業がどこまで進んだかのステータスを管理したり、発注データを再度CSVファイルで出力する

<<事例2>>ホームページから申し込みがある金融会社の事例

ホームページで申し込みフォームからお申し込みがあるとすぐに、申込書のレイアウトで自動的に印刷される。
申し込みから契約完了までの作業ステータスを管理でき、顧客に契約書PDFなどを添付したメールを自動送信したりもできる

<<事例3>>会員サイトを持つ企業の事例

お客様がログイン後にホームページ上のリンクをクリックすると、お客様ごとの契約情報をPDFで見ることができる

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