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毎日やる同じ作業は、Excelに覚えさせて自動的にやってもらおう!

こんにちは。システム担当の中尾です。

Excelを使う作業の中に、毎日必ず行うものや、繰り返し同じ処理を行うものが、ありませんか?そういう時は、

Excelの「マクロ」という機能を使うことで、格段に作業をスピードアップさせることができるかも知れません。

例えば、こんな作業があったとします。
(実際にはこんな作業はないと思いますが、簡単な例で説明します)
①A列の1行目から10行目までに、数字のデータを毎日入力します。
②次に、その入力したデータをコピーして、C列~J列まで、8列分貼り付けます。各列のデータは、セルの背景色を決まった色にします。
③J列の一番最後の行(J11)で、J列のデータの合計を集計して、赤色の字で表示させます。

これくらいの作業なら、やり方さえ覚えてしまえば、そんなに時間もかからず出来そうですが、これを毎日(もしくは1日何度も)やらなければいけない作業だとします。

出来れば頭の中で、あなたがExcelを使って毎日必ず行っている面倒くさい作業と置き換えて続きをご覧ください。

上のケースだと、①は、何かのデータだと思いますので、これは毎回違うデータを手入力する必要がありますが、②と③の作業は、毎回完全に同じ手順での作業となります。

この②と③を、Excelに覚えさせて、あなたの代わりにやってもらおう!というわけです。

では順を追って手順を説明します。まずは、①の作業を行います。

次に、「開発」タブをクリックし、「マクロの記録」をクリックします。

「マクロの記録」画面が出てきますので、適当なマクロ名を入力して、「OK」ボタンをクリックします。

「マクロの記録」だった表示が「記録終了」に変わりました。ここからの作業を、Excelが記憶していきます。

②と③の作業を順番に行い、最後まで終わったら、「記録終了」をクリックします。これで、Excelに作業を覚えさせることに成功しました。

それでは、Excelに自動的に作業させてみましょう!
翌日、違うデータが到着して、①の作業まで手入力で終えたところです。ここで、
「開発」タブをクリックして、「マクロ」をクリックします。

「マクロ」画面が表示されて、どのマクロを実行するか聞いてきますので、作成した「マクロのテスト」を選択して、「実行」ボタンをクリックします。

するとドン!

②と③の作業を自動的にやってくれました!

ここまでで十分ですが、さらに便利にしてみます!
「挿入」をクリックして、「フォームコントロール」が表示されるので、左上の「ボタン」をクリックします

ボタンを置きたい場所(ボタンの左上の位置)でマウスを左クリック→クリックしたまま、ボタンの右下の位置までドラッグしてクリックを離します。
「マクロの登録」画面が表示されるので、「マクロのテスト」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

すると、ボタンが作成されます(ボタンの名前は、「ボタン1」とかの名前になります)

ボタンの場所でマウスを右クリック→「テキストの編集」で、ボタンのタイトルを変えることができます。
「実行」など、わかりやすい名前に変更したら、完成です。

さっそく、「実行」ボタンをクリックしてみましょう!

はい、ドン!

次回からは、①の作業が終わって「実行」ボタンを押すと、作業②と③は一瞬で終わってしまいます。

Excelに作業を覚えさせるのは、いくら複雑になっても大丈夫なので、
作業が毎回同一なのであれば、複雑であればあるほど、時間がかかる作業であればあるほど、劇的に作業時間が短縮されることになります!

空いた時間はゆっくりコーヒーを飲むなり、お客様との会話につかうなり、有意義に使うことが出来るようになります。

いかがでしたでしょうか?
「凄さは分かったけど、自分の作業のどの部分でこのテクニックが使えれるかイマイチ分からない!」
「ブログ読んでやってみたけど、途中で躓いてしまう。。。」
などありましたら、

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