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あなたの1日の作業時間を振り返ってみよう

一日の作業時間を振り返ってみよう
中尾
中尾
こんにちは!システム担当の中尾です。
昨日は、私が携わっている電話システム事業の打合せと作業で、丸々1日費やしました。

うれしい悲鳴だが問題発生。

今携わっている電話システム事業は、主に法人向けなのですが、ありがたいことに最近急激にお客様からのお問い合せが増えてきました。契約件数も、昨年後半まで1ヶ月30社ペースだったのが、今は月に60社と倍近いペースになっています。お問い合せの数で言うと、さらに倍以上になります。

私は開発を担当しているので、問合せ対応は行っていないのですが、営業担当の2人が日々お問合せの対応に追われており、お客様をお待たせしたりミスも発生するなど、スムーズに対応するのが難しい状況になってきました。
4月から2名増員してさらに営業を拡大することもあり、これを機会に事務作業のフローなどを根本から見直そうというのが、昨日の打合せと作業だったというわけです。

その中で、この事業のパートナーである男が、興味深いことを言っていました。

「毎日毎日電話対応に追われて、昼飯食べる時間もない感じだったけど、実際に電話掛けている時間を調べたら、1日たった2時間だったんですよ。」

確かに彼は、いつ電話を掛けてもすぐには出てくれず、折り返されるのを待つのが常でしたので、私の印象も「常に電話を掛けている人」。正直意外でした。

では、その他の時間は何に使われていたのか。
圧倒的に、事務作業の時間に費やされていたのです。
・契約書の作成、内容確認、送付など
・捺印の確認
・入金の確認、消し込み
・顧客の進捗状況の確認
などなど、多岐にわたるのですが、その中でも特に時間を割かれていたのが、契約書に関する作業。

この契約書は、電話のプロバイダー会社の契約書で、つまりやり取りの中に他社(しかも力関係で言うと上の...)が絡んでいるのが、作業を複雑にしている原因でもありました。

1日のうち、何に一番時間を使っているか?

どうやって改善していくかの詳細は、またブログに書こうと思うのですが、今日のテーマとしてお伝えしたいのは、

あなたが1日のうち、何にどれだけ時間を費やしているか、振り返ってみよう

ということです。彼のように、思っていたのとは違うところに、時間を費やしているかも知れません。もしそのことで、他に費やさないといけないこと、例えば
・自分の本当にやりたいこと
・売り上げにつながる、生産性の高い作業
・お客様とのコミュニケーション
・家族とのコミュニケーション
などの時間が奪われているとすると、これらを改善する余地がないか、考える価値はあるのではないでしょうか。

作業時間を管理するアプリや、ライフログをとって分析できるアプリもあるので(こちらのサイトに詳しく書かれていました)、そういったアプリを活用してもいいですし、そこまでしなくても、頭の中で思い出しながら平均的な1日を紙に書き出してみるのでも十分ではないかと思います。

もし書き出した作業の中に、(時間を掛けたくないと思っているのに)思った以上に時間を費やしているものがあったら、どうすればこの時間が短縮できるか、ぜひ考えてみてください!
それがソフトやシステム的な工夫で改善できるものであれば、少しはお役に立てるかも知れません。